Une adresse comme contact@mondomaine.fr inspire plus confiance qu'une adresse gratuite, et elle appartient à l'association : elle ne disparaît pas quand un bénévole s'en va. Voici comment organiser les adresses de l'association, les créer dans Plesk, éviter les dossiers spam et écrire aux adhérents dans les règles.
Ce guide s'appuie sur la documentation officielle de Plesk, sur les règles publiées par les grandes messageries et sur le guide de la CNIL pour les associations.
Organiser les adresses de l'association
Préférez des adresses de fonction aux adresses nominatives : elles survivent aux changements de bureau.
| Adresse | Usage | Type conseillé |
|---|---|---|
contact@mondomaine.fr |
Adresse publique, sur le site et les affiches | Boîte mail |
president@, tresorier@, secretaire@ |
Une adresse par fonction du bureau | Boîte mail |
bureau@mondomaine.fr |
Écrire à tout le bureau en une fois | Redirection vers les adresses du bureau |
adhesions@mondomaine.fr |
Recevoir les inscriptions | Alias ou redirection vers la bonne boîte |
À chaque changement de bureau, changez le mot de passe de la boîte et remettez le nouveau au nouveau titulaire : la personne qui part n'y a plus accès, et l'historique reste à l'association.
Boîte mail, alias ou redirection ?
- Boîte mail : une vraie boîte, avec ses messages, son mot de passe et son espace de stockage.
- Alias : une deuxième adresse pour la même boîte. Les messages envoyés à l'alias arrivent dans la boîte principale.
- Redirection : les messages sont renvoyés vers une ou plusieurs autres adresses. Une adresse peut ne faire que rediriger, sans boîte : c'est l'idéal pour
bureau@.
Le nombre d'adresses dépend de la formule d'hébergement web choisie.
Créer les adresses dans Plesk
- Dans Plesk, ouvrez Mail, puis Créer une adresse mail.
- Saisissez l'adresse et un mot de passe solide. Gardez la case Boîte mail cochée pour une vraie boîte, décochez-la pour une adresse qui ne fait que rediriger.
- Validez, puis cliquez sur l'adresse créée pour régler ses options :
- onglet Alias de messagerie : ajouter des adresses supplémentaires ;
- onglet Redirection : cochez Activer la redirection de mails et saisissez une ou plusieurs adresses de destination ;
- onglet Réponse automatique : un message d'absence, par exemple pendant les vacances d'été, avec une date de fin ;
- onglet Antispam : activer le filtre et choisir de marquer, déplacer ou supprimer les messages indésirables.
Lire et envoyer ses mails
- Dans le navigateur : le webmail est accessible à l'adresse
webmail.mondomaine.fr, en se connectant avec l'adresse mail complète et son mot de passe. - Dans un logiciel ou sur téléphone (Outlook, Thunderbird, Mail, Gmail…) : choisissez IMAP, pour que les messages restent synchronisés entre tous les appareils.
| Réglage | Valeur |
|---|---|
| Serveur entrant (IMAP) | port 993, SSL/TLS |
| Serveur sortant (SMTP) | port 465 en SSL/TLS, ou 587 en STARTTLS |
| Identifiant | l'adresse mail complète |
N'utilisez pas les anciens ports sans chiffrement (110, 143 ou 25) que citent encore certains tutoriels.
Ne pas finir dans les spams
Gmail, Yahoo et Outlook vérifient que vos mails viennent bien de votre domaine. Trois réglages DNS le prouvent :
- SPF : la liste des serveurs autorisés à envoyer des mails pour votre domaine. Plesk le crée avec le domaine.
- DKIM : une signature ajoutée à chaque mail envoyé. Activez-la dans Plesk : Sites Web & Domaines, votre domaine, onglet Mail, Paramètres de la messagerie, puis cochez Utiliser le système de protection anti-spam DKIM pour signer les mails sortants. Si les DNS du domaine sont gérés ailleurs, recopiez l'enregistrement indiqué par Plesk.
- DMARC : la consigne donnée aux messageries pour les mails qui échouent à ces contrôles. Plesk en crée un par défaut, assez strict.
Depuis février 2024, Gmail et Yahoo exigent au moins SPF ou DKIM pour tous les expéditeurs. Au-delà de 5 000 messages par jour, Gmail, Yahoo et Outlook exigent les trois, ainsi qu'un lien de désinscription en un clic.
Si vous utilisez un outil en ligne pour envoyer vos lettres d'information au nom de votre domaine, ajoutez-le à votre enregistrement SPF et configurez sa signature DKIM, comme l'indique cet outil : sinon, ses envois risquent d'être bloqués à cause du DMARC strict. Notre guide Gérer les DNS de son nom de domaine dans Plesk explique comment modifier ces enregistrements.
Reprendre les anciens mails
- Avec l'outil d'import de Plesk : dans votre domaine, Import de mails (Mail Importing) copie tous les dossiers d'une ancienne boîte IMAP, avec leurs dates et leur état lu ou non lu, sans rien supprimer à la source. Pour une ancienne boîte Gmail protégée par la validation en deux étapes, créez d'abord un mot de passe d'application dans votre compte Google.
- Avec Thunderbird : ajoutez l'ancienne et la nouvelle adresse en IMAP, puis glissez les dossiers de l'une vers l'autre.
Écrire aux adhérents dans les règles
D'après le guide de la CNIL pour les associations, envoyer une lettre d'information à ses adhérents ne demande pas leur consentement préalable, à deux conditions :
- les adhérents ont été informés de ces envois au moment de leur inscription, par exemple sur le bulletin d'adhésion ;
- chaque envoi leur permet de s'y opposer simplement et gratuitement, avec un lien de désinscription.
La prospection commerciale par mail, elle, demande un accord explicite.
Pour un envoi à beaucoup de destinataires, mettez les adresses en copie cachée (Cci) : chaque adhérent ne voit pas les adresses des autres. Un hébergement mutualisé peut limiter le nombre de mails envoyés par heure : envoyez une grosse liste par lots.
Les associations déclarées bénéficient de 20 % de remise sur les formules de plus d'un euro : voir le statut association.