Remplacer Google Drive par Nextcloud dans son association

Dans beaucoup d'associations, les documents vivent sur le compte Google personnel d'un bénévole : le jour où il quitte le bureau, l'association risque de perdre l'accès à ses statuts, ses comptes rendus et ses fichiers d'adhérents. Un cloud Nextcloud au nom de l'association règle ce problème : les fichiers lui appartiennent, ils sont hébergés en France et chacun y accède depuis son ordinateur ou son téléphone.

Ce guide s'appuie sur la documentation officielle de Nextcloud (version 35, octobre 2026) et sur l'aide de Google pour l'export des données.

Ce que Nextcloud remplace

Chez Techos, le cloud Nextcloud est privé et administré par l'association : vous créez autant de comptes que vous voulez, sans payer par utilisateur. Vos données et leurs sauvegardes, faites automatiquement chaque jour, restent en France. Les formules sont détaillées sur la page Cloud Nextcloud.

Nextcloud est livré avec les outils de base : fichiers, partage, versions et corbeille. Les documents s'ouvrent et se modifient sur votre ordinateur avec votre suite bureautique habituelle, puis se synchronisent avec le cloud.

Organiser les comptes : une règle d'or

Les fichiers de l'association doivent appartenir à un compte de l'association, pas au compte personnel d'un bénévole. Dans Nextcloud, supprimer un compte supprime aussi tous ses fichiers et donc tous ses partages.

1. Créez un compte dédié, par exemple association, qui ne sert qu'à posséder et administrer les dossiers communs. Une seule personne l'utilise, par exemple le ou la secrétaire, et son mot de passe est changé à chaque changement de bureau.
2. Depuis ce compte, créez les dossiers communs : Bureau, Adhérents, Comptabilité, Communication, etc.
3. Créez un compte personnel pour chaque bénévole qui en a besoin, et rangez les comptes dans des groupes : bureau, bénévoles, animateurs…
4. Partagez chaque dossier commun avec le ou les groupes concernés, avec les bons droits : lecture seule pour consulter, modification pour travailler à plusieurs.

Quand un bénévole quitte l'association, retirez-le de ses groupes ou désactivez son compte : les dossiers communs restent intacts, puisqu'ils appartiennent au compte de l'association.

L'administrateur peut aussi fixer un quota d'espace par compte. La corbeille et les anciennes versions ne comptent pas dans ce quota.

Partager avec une personne extérieure

Pour un prestataire, un partenaire ou un adhérent sans compte, utilisez un lien de partage. Cliquez sur l'icône de partage d'un fichier ou d'un dossier, créez un lien, puis réglez ses options :

• lecture seule, pour consulter et télécharger ;
• envoi et modification, pour travailler sur les fichiers ;
• dépôt de fichiers (« File drop ») : la personne envoie des fichiers sans voir ceux déjà présents, pratique pour collecter des photos ou des pièces justificatives ;
• mot de passe, à transmettre par un autre canal que le lien ;
• date d'expiration, après laquelle le lien ne fonctionne plus.

Vous pouvez créer plusieurs liens sur le même dossier, avec des droits différents. Les fichiers déposés par un lien comptent dans le quota du compte qui a partagé.

Installer Nextcloud sur les ordinateurs et les téléphones

• Ordinateur : l'application Nextcloud pour Windows, macOS ou Linux, téléchargeable sur nextcloud.com/install, synchronise les dossiers choisis. Sous Windows et macOS, les fichiers peuvent rester dans le cloud et ne se télécharger qu'à l'ouverture, pour ne pas remplir le disque.
• Téléphone : l'application Nextcloud pour Android et iPhone donne accès à tous les fichiers. Notre guide Nextcloud sur téléphone explique aussi comment y envoyer automatiquement ses photos.

Ne rien perdre : versions et corbeille

• Versions : Nextcloud garde les anciennes versions d'un fichier modifié. Par défaut, il conserve une version par jour pendant 30 jours, puis une par semaine. On les retrouve dans l'onglet Versions du fichier, pour revenir en arrière en un clic.
• Corbeille : un fichier supprimé y reste au moins 30 jours par défaut. Si un bénévole supprime un fichier partagé, il part dans la corbeille du compte propriétaire, celui de l'association.

À cela s'ajoute la sauvegarde quotidienne de tout le cloud, faite par Techos.

Migrer depuis Google Drive

1. Faites l'inventaire : listez les dossiers à reprendre, leurs propriétaires et les personnes avec qui ils sont partagés.
2. Exportez les fichiers avec Google Takeout (takeout.google.com) depuis chaque compte qui possède des fichiers de l'association : sélectionnez Drive, puis choisissez une archive ZIP. Le lien de téléchargement reste valable environ 7 jours, et l'archive ne peut être téléchargée que 5 fois.
3. Vérifiez les formats : le fichier archive_browser.html de l'archive indique sous quel format chaque type de fichier a été exporté. Un document Google peut aussi être téléchargé seul depuis Drive, au format Word (.docx), PowerPoint (.pptx) ou PDF.
4. Déposez les fichiers dans les dossiers du compte de l'association, avec l'application Nextcloud pour ordinateur : c'est le plus simple pour de gros volumes.
5. Recréez les partages avec les groupes de votre cloud. L'export de Google contient les fichiers et leurs commentaires, mais pas la liste des personnes avec qui ils étaient partagés.
6. Gardez Google Drive en lecture quelques semaines, le temps de vérifier que rien ne manque.

Si votre association utilise des Drive partagés de Google Workspace, vérifiez qu'ils figurent bien dans l'export : les fichiers qui n'appartiennent à aucun utilisateur peuvent en être absents.

Sécuriser l'accès

• Imposez des mots de passe solides, différents pour chaque compte.
• Activez la double authentification : Nextcloud accepte les applications de codes à usage unique, et l'administrateur peut l'imposer à tous ou à un groupe, par exemple au bureau.
• Faites le point sur les comptes à chaque assemblée générale : désactivez ceux des personnes qui ne participent plus.

Les associations déclarées bénéficient de 20 % de remise sur les formules de plus d'un euro : voir le statut association.