Un club sportif ou un bureau des étudiants (BDE) change de bureau régulièrement, parfois chaque année. Le vrai défi n'est pas de créer un site, mais que tout continue de fonctionner après le départ de ceux qui l'ont mis en place : le site, les adresses mail, les documents et les accès. Voici les outils à prévoir et la façon de les organiser pour que la passation se fasse sans perte.
Ce dont un club ou un BDE a besoin
| Besoin | Outil | Pourquoi |
|---|---|---|
| Être trouvé, annoncer les événements et les résultats | Un site sur votre nom de domaine | Une adresse stable, que vous contrôlez, mieux référencée qu'une page de réseau social |
| Écrire au nom du club ou du BDE | Des adresses mail de fonction (president@, tresorier@, contact@) | Elles restent au club quand les personnes changent |
| Garder les statuts, comptes rendus, factures et photos | Un cloud partagé avec un compte par membre du bureau | Les documents ne dépendent plus du compte personnel d'un membre |
| Discuter au quotidien, organiser des événements | Un serveur Discord, éventuellement un bot | Annonces, rôles par équipe ou par promo, inscriptions aux événements |
| Animer la communauté | Un serveur de jeu pour une soirée ou un tournoi | Minecraft, Valheim ou un autre jeu, allumé seulement le temps de l'événement si vous le souhaitez |
Le site : simple et facile à reprendre
- WordPress reste le choix le plus simple : beaucoup de bénévoles le connaissent déjà, et il existe des thèmes pour les clubs sportifs.
- Les pages utiles : présentation, horaires et lieux d'entraînement ou de permanence, calendrier, résultats ou comptes rendus d'événements, partenaires, contact et adhésion.
- Les adhésions et la billetterie passent souvent par un service spécialisé : le site renvoie simplement vers le formulaire en ligne.
- Le nom de domaine au nom de l'association, jamais à celui d'un membre : voir Quel nom de domaine pour une association ?.
Pas à pas : Créer le site de son association.
Les adresses mail de fonction
Créez des adresses par rôle plutôt que par personne : president@, tresorier@, communication@, contact@. À chaque passation, seul le mot de passe change de main ; l'historique des échanges reste au club. Le détail des réglages est dans le guide Adresses mail d'association avec son domaine.
Les documents partagés
Un cloud Nextcloud avec un compte par membre du bureau et des dossiers communs (« Bureau », « Trésorerie », « Événements », « Photos ») évite de perdre les documents quand quelqu'un s'en va. Les photos d'un tournoi ou d'un gala se partagent par lien, avec un mot de passe. Voir Remplacer Google Drive par Nextcloud.
La passation, chaque année
Préparez une fiche de passation, rangée dans le cloud, avec :
- les accès à l'espace client de l'hébergeur et au panneau du site ;
- la date de renouvellement du nom de domaine et des abonnements ;
- la liste des adresses mail de fonction et de leurs utilisateurs ;
- les administrateurs du serveur Discord et des autres outils.
Changez les mots de passe après chaque passation, et gardez toujours au moins deux personnes avec un accès administrateur.
Combien ça coûte ?
Pour un club ou un BDE, comptez un nom de domaine (une dizaine d'euros par an pour un .fr), un hébergement web avec adresses mail (de moins d'un euro à quelques euros par mois) et, si besoin, un cloud partagé. Un serveur de jeu ou un bot Discord ne coûtent que quelques euros par mois, et peuvent n'être loués que pour la durée d'un événement.
Chez Techos
Techos est une association loi 1901 qui héberge sites, adresses mail, cloud Nextcloud, bots Discord et serveurs de jeux en France. Les associations déclarées au RNA, dont les clubs et les BDE constitués en association, ont 20 % de remise sur les formules de plus d'un euro : voir Hébergement pour les associations. Les offres sont sans engagement de durée, ce qui permet de louer un serveur de jeu le temps d'un tournoi.